НДФЛ с подотчетника, если у фирмы-продавца нет госрегистрации

Приобретение подотчетным лицом для компании товаров (работ, услуг) у контрагента (организации, индивидуального предпринимателя), который отсутствует в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, несет в себе налоговые риски в части налога на прибыль, НДС*(1) и НДФЛ. Рассмотрим позицию контролирующих ведомств и судей по вопросу НДФЛ, а также способы защиты от претензий и споров.

Позиция инспекторов

Как правило, в момент покупки подотчетник не проверяет контрагента. Сотрудник приобретает товар (работу, услугу), затем предоставляет авансовый отчет, приложенные к нему первичные оправдательные документы, и расходы принимаются к учету. Впоследствии при проверке инспекторы выясняют, что контрагент не зарегистрирован в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Контролеры в рассматриваемом случае могут посчитать сделку по приобретению недействительной, а подотчетные суммы — доходом работника, с которого следовало удержать НДФЛ*(2). Фирму надо оштрафовать за невыполнение обязанности по удержанию и перечислению налога в качестве налогового агента*(3).

Свою позицию инспекторы обосновывают следующими доводами. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания*(4). Юрлицо считается созданным со дня внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ*(5). Если же оно не зарегистрировано в ЕГРЮЛ, его не существует. Несуществующие организации юрлицами в гражданско-правовом смысле не являются, то есть они не могут иметь гражданские права и нести гражданские обязанности. Действия таких фирм, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, не могут быть признаны сделками в смысле статьи 153 Гражданского кодекса.

Что касается ИП, то они начинают обладать правоспособностью с момента государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя*(6). Если же информация в ЕГРИП отсутствует, то физическое лицо также не может являться стороной в гражданской сделке купли-продажи в качестве ИП*(7). Такая сделка является ничтожной на основании статьи 168 Гражданского кодекса.

Таким образом, документы (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, чеки и прочее), предоставленные несуществующим контрагентом, приложенные к авансовым отчетам сотрудника, не могут являться основанием для принятия фирмой указанных сумм подотчетных расходов к учету. Выданные работнику под отчет суммы являются его доходом.

Что делать фирме?

Арбитражные суды в процессе рассмотрения спора обращают внимание на реальность факта совершения сделки, правильность оформления документов по ней, обоснованность расходов*(8) и на наличие контрагента в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если документы оформлены с нарушениями*(9) или у контрагента нет госрегистрации*(10), некоторые судьи, руководствуясь приведенными выше нормами гражданского и налогового законодательства, не признают документы по таким сделкам надлежащими доказательствами понесенных фирмой затрат и обоснованием расходов на выданные под отчет денежные суммы.

По мнению других судей*(11), в том числе и Президиума ВАС РФ*(12), если авансовый отчет работника фирмой принят, приобретенные по подотчетным денежным средствам товары (работы, услуги) оприходованы в установленном порядке, а инспекция не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой сотрудника, удерживать НДФЛ в таком случае не требуется.

Судьи в каждой ситуации будут принимать решение с учетом конкретных обстоятельств. Поэтому во избежание ненужных налоговых споров рекомендуем фирмам минимизировать риски. Например, можно закупаться только у проверенных поставщиков или (как крайняя мера) каждый раз запрашивать выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но в этом случае придется нести дополнительные траты в виде уплаты госпошлины.

Кроме того, налоговики обращают внимание на правильность оформления приложенной к авансовому отчету «первички»*(13). Поэтому не только бухгалтер, но и каждое подотчетное лицо должно знать правила оформления необходимых первичных документов. Соответствующие положения можно прописать во внутреннем локальном акте организации, регламентирующем выдачу подотчетных сумм.

Важно! У фирмы не будет рисков в части удержания НДФЛ с подотчетника, если она приняла авансовый отчет, оприходовала товары в установленном порядке, а инспекция не доказала, что выданные суммы — экономическая выгода работника.

Экспертиза статьи:
К. Котов,
заместитель начальника отдела ФНС России

«Актуальная бухгалтерия», N 7, июль 2014 г.

Еще статьи из этого раздела

• Цена и ценник: ответы на актуальные вопросы
• Как самостоятельно открыть ИП в 2022 году: самая полная инструкция по регистрации
• Наследование цифровых активов: российский и зарубежный опыт
• Цифровой рубль как новая форма национальной валюты: планы Банка России по его внедрению
• Коллективные иски в гражданском процессе: могут ли они все-таки стать популярными в России и при каких условиях?