Сотруднику организации на зарплатную карту были перечислены в подотчет денежные средства на приобретение офисного оборудования. Сотрудник оформил заказ через интернет-магазин и оплатил его наличными денежными средствами, снятыми с данной карты. Из магазина подотчетным лицом получены чек ККТ и товарный чек, в котором содержатся все реквизиты, предусмотренные для первичных учетных документов. Достаточно ли указанных документов для списания с работника подотчетной суммы? Правомерность безналичного перечисления работнику подотчетных средств в рамках данного ответа нами не рассматривается.

Обоснование позиции:
В общем случае порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее — ИП), приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Такая выдача производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Однако данная норма предусмотрена для осуществления наличных денежных расчетов и не регулирует вопросы проведения безналичных расчётов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с банковскими картами (косвенно данный вывод подтверждается письмами Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют. Не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.

Поэтому все эти показатели определяются организацией самостоятельно (смотрите также постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2012 N 11АП-13545/12). ФАС Северо-Кавказского округа в постановлениях от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А и от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А указал, что порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

В этой связи полагаем, что порядок предоставления денежных средств в подотчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть утверждены организацией в своей учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, может быть применена форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6).

Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.

Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2007 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее — Положение о ККТ).

Пунктом 2 Положения о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Минфин России в письмах от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2 и УФНС России по г. Москве в письме от 26.04.2011 N 17-15/041152 также высказывали мнение, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

При этом в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (ИП), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.

Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745. Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию. При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

Таким образом, учитывая, что согласно вопросу из магазина подотчетным лицом получены чек ККТ и товарный чек, содержащий все реквизиты, предусмотренные для первичных учетных документов, полагаем, что в общем случае авансовый отчет, к которому приложены указанные документы, будет являться основанием для списания с работника суммы произведенного расхода.

В то же время обращаем Ваше внимание, что в письме от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 Минфин России указал, что к авансовому отчету сотруднику необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой. При этом каких-либо разъяснений, касающихся особенностей оплаты покупок наличными денежными средствами, снятыми с банковской карты, нам обнаружить не удалось. В этой связи полагаем, что к авансовому отчету целесообразно представить кассовые чеки и чеки банкоматов, полученных при снятии наличных.

Еще статьи из этого раздела

• Организация в налоговом учете резервы по сомнительным долгам не создает. При создании резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учете в части учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (счет 60) и расчетов с прочими дебиторами и кредиторами (счет 76) организация отражала в учете постоянные разницы. А при создании резерва по сомнительным долгам в части расчетов с покупателями и подрядчиками отражала в учете временные разницы. В связи с вступлением в силу с отчетности за 2020 год приказа Минфина России от 20.11.2018 N 236н «О внесении изменений в Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (ПБУ 18/02), необходимо ли отражать все разницы при создании резерва по сомнительным долгам между бухгалтерским и налоговым учетом как временные? Необходимо ли перенести уже созданные резервы по сомнительным долгам в части учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и расчетов с прочими дебиторами и кредиторами с постоянных разниц на временные?
• Как учесть пересортицу товара в бухгалтерском и налоговом учете?
• Организация планирует обратиться в суд с требованием о взыскании денежных средств, выплаченных студенту за период его обучения по целевому направлению в вузе, поскольку гражданин не исполнил принятые на себя обязательства по трудоустройству в организацию после окончания обучения. Договором между организацией и учеником была предусмотрена сумма ежемесячной надбавки к академической стипендии в размере 10 000 руб. Надбавка выплачивалась ежемесячно в течение всего периода обучения (четыре года). Организация как налоговый агент перечисляла сумму НДФЛ в размере 1 300 руб. в налоговый орган, сумму 8 700 руб. перечисляла ученику. При обращении в суд возможно заявить требование о взыскании суммы в полном размере (то есть из расчета 10 000 руб. за все четыре года) или только суммы, непосредственно полученной учеником (то есть из расчета 8 700 руб. за четыре года)?
• Между двумя ООО заключен договор подряда, заказчик передал учредителю подрядчика наличные денежные средства в счет оплаты по договору. Учредитель подрядчика не имеет доверенности последнего на представительство от его имени и не является одновременно его руководителем. В получении денежных средств учредитель выдал расписку, в которой указал, в счет какого именно обязательства им получены денежные средства. Будет ли это квалифицироваться как выполнение обязательств по договору?
• В октябре 2018 года общество (далее — Подрядчик) заключило с государственным (муниципальным) заказчиком (далее по тексту — Заказчик) договор подряда в рамках ФЗ от 05.04.2013 N 44-ФЗ. Согласно заключенному договору цена на период его действия является твердой и определяется на весь срок договора, за исключением случаев, предусмотренных Законом N 44-ФЗ. Работы по договору выполняются в 2019 году. Цена работ в договоре была указана с учетом ставки НДС 18% (в тексте договора в редакции дополнительного соглашения, подписанного сторонами в 2019 году, указаны цена договора и НДС в цифрах без указания на процентный размер ставки НДС; при арифметическом вычислении указанная цифра НДС составляет 18% от цены договора). С 01.01.19 Заказчик потребовал от Подрядчика составлять справки о стоимости по форме КС-3 таким образом, чтобы в них отдельно указывались строки: «Итого» (стоимость выполненных работ), «Сумма НДС 18%», «Работ всего с учетом НДС», «В том числе НДС 20%». То есть фактически Заказчик потребовал дважды указывать НДС при расчете стоимости выполненных работ: вначале стоимость выполненных работ за отчетный период увеличивается на размер НДС по ставке 18%, а затем от полученного значения исчисляется НДС по ставке 20%. В результате такого расчета итоговая стоимость работ по счету-фактуре и итоговая стоимость работ по справке КС-3, на основании которой выставляется счет-фактура, не совпадают. Так, например, в документах за один из периодов (2019 год) указано: — счет-фактура: в графе 9 указано 8 128 271, 88, в графе 8 — 1 354 711, 98, в графе 5 — 6 773 559, 90, в графе 4 — 6 773 559, 90, в графе 7 — 20%; — КС-3, графа стоимость выполненных работ, в том числе за отчетный период: в строке «Итого» указано 6 888 366, в строке «Сумма НДС 18%» — 1 239 905,88, в строке «Всего с учетом НДС» — 8 128 271,88, в строке «В том числе НДС 20%» — 1 354 711, 98. В апреле 2019 года заказчик предложил иной вариант заполнения итоговых строк формы КС-3 (условно твердая цена контракта — 1 180 000 руб.): Итого — 1 000 000. Итого без учета налоговой ставки 20/120 — 983 333,34. НДС 20/120 — 196 666,66. Всего — 1 180 000. К данному варианту заказчик дал следующие пояснения: — по строке «Итого» отражается стоимость выполненных работ (рассчитанная как 1 180 00 / 118 х 100); — по строке «Всего» — стоимость выполненных работ с учетом НДС; — из суммы по строке «Всего» выделяется НДС по ставке 20%; — по строке «Итого без учета налоговой ставки» 20/120 указывается сумма «Всего» за вычетом НДС 20/120 (1 180 000 — 196 666,66). Все обязательные реквизиты в счете-фактуре и КС-3 присутствуют. В 1 квартале 2019 года документы заполнялись подрядчиком по первому варианту, предложенному заказчиком, с апреля 2019 года — по второму варианту. Правомерно ли подобное составление первичных документов бухгалтерского учета и счета-фактуры? Могут ли быть обществу доначислены НДС, налог на прибыль (существуют ли налоговые риски)? Каким образом на примере периода, указанного выше, необходимо верно отразить данные по выполненным работам?