Направляем «дистанционщика» в командировку

Дистанционным работникам иногда приходится ездить в служебные командировки (например, в головной офис, который находится в другом городе, для решения рабочих вопросов). Рассмотрим, как оформить командировку такого сотрудника документально и отразить операции в учете.

Согласно главе 49.1 Трудового кодекса*(1) на «дистанционщиков» распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, так же, как и на обычных работников*(2). Положение об особенностях направления работников в служебные командировки*(3) не содержит запрета на отправление «дистанционщика» в служебную командировку, а Трудовой кодекс предписывает на время нее сохранять за сотрудником место работы (должность), средний заработок, а также возмещать расходы, связанные с командировкой*(4). К последним относятся расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и другие затраты, понесенные с разрешения или ведома работодателя*(5).

Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*(6). Из определения понятия дистанционной работы*(7) следует, что для удаленного работника постоянным местом выполнения его трудовой функции является место его нахождения (жительства).

Отражение расходов в учете

Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете основан на положениях ПБУ 10/99 *(8) и Инструкции по применению Плана счетов*(9).

В целях расчета налога на прибыль указанные выше расходы относятся к прочим, связанным с производством и реализацией*(10), и включаются в расчет налоговой базы, если экономически обоснованы и документально подтверждены. Аналогичной позиции придерживается и финансовое ведомство*(11).

Пример
Компания, которая находится в Москве, вызывает дистанционного работника, проживающего в Твери, на два дня для проведения аттестации в целях проверки соответствия занимаемой должности. Порядок прохождения аттестации в головном офисе предусмотрен локальным нормативным актом — положением об аттестации работников (ст. 81 ТК РФ). В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ поездка дистанционного работника в место нахождения работодателя признается командировкой. Фирма обязана возместить работнику расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и другие затраты, понесенные с ее разрешения.

Документальное подтверждение

Статья 312.1 Трудового кодекса предусматривает электронный обмен документами между дистанционным работником и фирмой. Сотруднику направляют для ознакомления приказы, уведомления, требования, локальные нормативные акты и запрашивают у него необходимые документы. Таким образом можно передать «дистанционщику» и документы о направлении его в командировку, а по ее окончании запросить отчет о командировочных расходах.

Отмечу, что при таком обмене необходимо использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая из сторон обязана направлять в электронной форме подтверждение о том, что она получила электронный документ от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе*(12). Получить усиленную электронную подпись можно только в аккредитованных государством удостоверяющих центрах. Подписанный квалифицированной подписью электронный документ приравнивается законодательством к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью*(13).

Возмещение «дистанционщику» командировочных расходов

Как было сказано выше, при направлении дистанционного работника в служебную командировку фирма обязана возместить ему связанные с такой поездкой расходы*(14). При этом статья 2 Трудового кодекса предусматривает равенство прав и возможностей для всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Учитывая удаленность места нахождения «дистанционщика», а также мнение Минфина России и Федерального казначейства, изложенное в письме от 10 сентября 2013 года N 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, возмещение командировочных расходов возможно производить безналичным путем (переводом денег на зарплатную карту).

Размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, определяются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами*(15). Таким образом, компания может установить локальным нормативным актом порядок перечисления возмещения сумм командировочных расходов дистанционного работника на банковскую «зарплатную» карту.

Что касается удержания НДФЛ с сумм возмещения командировочных расходов работника, они являются компенсационными выплатами и не облагаются данным налогом (в пределах установленных в соответствии с законодательством РФ норм)*(16). С этим согласно и финансовое ведомство*(17).

Экспертиза статьи:
С. Мягкова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
профессиональный бухгалтер-эксперт

«Актуальная бухгалтерия», N 3, март 2014 г.

Еще статьи из этого раздела

• Процедура оформления права собственности на имущество, не имеющее владельца, будет упрощена и ускорена
• Начисление пени по налоговым обязательствам в 2025 году
• Может ли задолженность по НПД помешать физлицу оформить ИП с УСН? Какие существуют нормы, запрещающие регистрацию?
• Cамозанятым необходимо будет сдавать отчетность в Росстат (Федеральная служба государственной статистики)? Как работает эта процедура?
• Цена и ценник: ответы на актуальные вопросы